Процесс решает проблему, а не ограничивает свободу

описание бизнес процессов с чего начать
В IT бизнесе многие уже задумывались о систематизации и формализации процессов. Но кто-то не знает, с чего начать, другие уже “обожглись” и настроены скептически. AdvanceIT продолжает серию meetup-ов, посвященную успешным внедрениям процессов. В этот раз мы решили разобраться, какие процессы имеет смысл стандартизировать в IT-компаниях.

Сергей Поволяшко “разогрел” аудиторию: в интерактивном режиме обсудили зачем нужны формализованные процессы и что препятствует их внедрению.   
Александр Прокопьев рассказал про первые шаги компании Artjoker в формализации и стандартизации процессов. А также о влиянии этой работы на развитие бизнеса.
Галина Шакирова - на примере процесса Performance Review в компании Dev-Pro.net - продемонстрировала, как процесс эволюционирует, удовлетворяя конкретные нужды компании на каждом этапе ее развития.  

Делимся основными вывода и ответами на часто задаваемые вопросы.

Зачем?

Процессы помогают зарабатывать деньги: упрощают управление, освобождают от микроменеджмента, добавляют предсказуемость и рычаги влияния на результат.
Стандартизация, поддержка и улучшение процесса - дело не дешевое. Поэтому стоит очень серьезно подойти к вопросу, стоит ли стандартизировать тот или иной процесс.

построение бизнес процессов
Сергей логично подвел аудиторию к тому, что внимание следует обращать на т.н. core-вые процессы (основные бизнес процессы, с помощью которых бизнес зарабатывает деньги). Обсудили, что для outstaffing-а это процессы рекрутинга и интеграции персонала, для outsourcing - управление проектами и анализ требований, для продуктовых компаний - маркетинг и разработка требований.

В компании Александра было принято решение о развитии CMS разработок как стратегического направления развития бизнеса. Актуализировалась задача масштабирования. Возник вопрос делегирования и интеграции новых людей. “Бутылочным горлышком” оказался процесс оценок (estimates) потенциальных контрактов. С него и начали.

В компании Галины стратегически важно удержание и развитие персонала, в т.ч.  Project Manager-ов, т.к. компания занимается заказными разработками. С ростом компании  возник вопрос о системном и заслуживающем доверия канале коммуникаций компании с менеджерами. Им стал процесс Performance Review.

Рекомендация 1: Сергей: “Выберите процесс, который “болит” у вашего бизнеса”.Александр: “Процесс, который забирает или приносит деньги” Галина: “Процесс, который решает проблему”

А как же свобода творчества?

Процесс связывает между собой людей, которые работают над одной целью, в цепочке создания одной ценности. Грамотно построенный процесс делает работу осмысленной, показывая, как результат отдельной функции или этапа работы влияет на результат для бизнеса.
В рамках отдельной функции или участка работы может оставаться свобода творчества - для тех, кому она нужна. Но определенность цели и ожиданий контрагентов помогают направить творческую энергию в нужное для бизнеса русло.
А в некоторых случаях, сотрудникам действительно необходимы четкие инструкции.  
В целом, персонал становится более мотивированный.
бизнес процессы компании
В примере Александра мы увидели связь между процессом оценки (estimates) и количеством контрактов. При внедрении процесса Pre-Sale сэйлз не потеряли свободу, но получили понимание, что от них ждет команда, а разработчики - инструкцию по выполнению оценки, что значительно упростило их работу. В результате - количество контрактов увеличилось, компания выросла (и продолжает стабильно расти), а СТО освободил свое время для более стратегических задач. Все довольны и не сопротивляются :).


Рекомендация 2: Начните с определения шагов процесса и формализуйте требования к их результатам. Регламентируйте только те действия, которые облегчают работу и эффективность которых подтверждена на практике.

Чья это работа?

Того человека из менеджмента, кому “больнее” всех. :). Того, кто отвечает за результат для бизнеса. В компании Artjoker это был СТО (как ответственный за развитие направления CMS девелопмента), а в компании Dev-Pro.net - HR директор.

Конечно, с увеличением количества процессов в разных направлениях деятельности компании, возникает необходимость в выделенном человеке - “процесснике”. Это носитель культуры и консультант по созданию процессов, менеджер проектов по созданию процессов.

Сами же процессы создаются руками ответственных за результат процесса и его исполнителей.  Их вовлеченность - основа успеха процесса.

Рекомендация 3. Определите “процессника” в вашей компании. Это должен быть человек, обладающий полномочиями. Привлекайте участников процесса к его созданию.

Одна из задач “процессника” - вовремя идентифицировать необходимые изменения в процессе. Это не сложно, если вы понимаете, для чего вы описывали процессы.
Стандартизировать ваши процессы целесообразно только тогда, когда вы сможете поддерживать в нем изменения.
оптимизация процессов

Галина очень наглядно показала, как менялись требования бизнеса к процессу и как он эволюционировал. Яркий пример "живого" процесса.



Ну и в заключении: в каком же формате имеет смысл хранить процессы?


Рекомендация 4. Храните ваши процессы в том виде, в котором они лучше всего воспринимаются пользователями.



Наши спикеры подтверждают, что в их компаниях наиболее удобная форма - это документ на Google Drive.
В случае, когда необходимо анализировать процессы - рисуются схемы (от обычного FlowChart до BPMN).
В некоторых случаях, когда ваши процессы уже “устаканились” и вам необходимо предотвратить отклонения от процессов - есть смысл их автоматизировать (CRM, ERP системы). Простейший пример автоматизации процесса - флоу тикета в Jira.

Активное участие в интерактиве и количество вопросов к спикерам подтвердили, что  построение бизнес процессов в компании - актуальная тема для харьковского IT. Надеемся, нам удалось развеять некоторые мифы и помочь определиться с первыми шагами на этом пути. С удовольствием будем делиться историями успехов и дальше, подписывайтесь на нашу страничку в Facebook. Там вы можете найти резюме наших предыдущих интерактивов на тему процессов и не только :).
А наш курс Process Management поможет внедрить процессный подход в управлении компанией Оба наших спикера прошли этот курс. Александр уже в процессе обучения начал применять навыки в своей работе.

Хотите получить презентации и видео запись с Интерактива? Пожалуйста, заполните эту форму. Спасибо!  




Теги: , , , ,
 

+38 093 044 1600

Задать вопрос

Записаться